Menu
Blog o Biznesie

Jak zorganizować pracę zdalną w firmie w 4 krokach? Darmowy ebook do pobrania

Patryk Korycki
8 maja 2021

Mam dla Ciebie konkretny plan na to, jak zorganizować pracę zdalną w firmie. Obejmuje on 4 kroki, po których będziesz mógł cieszyć się współpracą z pracownikami na odległość. To instrukcja dla tych, którzy chcą przejść z biura na tryb zdalny lub dopiero startują z biznesem i od razu chcą go budować w tym modelu. Zaczynajmy.

Organizacja pracy zdalnej

Wizualizacja | studio graficzne wzór | jak zorganizować pracę zdalną w firmie w 4 krokach? Darmowy ebook do pobrania |
DARMOWY EBOOK

Dowiedz się więcej na temat wdrażania pracy zdalnej w firmie

Wypełnij formularz i odbierz darmowy ebook: Praca zdalna. Jak wdrożyć model pracy zdalnej w firmie. Wyślemy go w formie PDF na podany przez Ciebie adres email.

Krok 1. Ustal priorytety i działaj

Ten etap jest dla Ciebie, jeśli chcesz albo musisz szybko wystartować z pracą zdalną. Jeżeli nie zależy Ci na czasie i masz zaplecze finansowe, możesz spokojnie zacząć od drugiego kroku.

Skup się na utrzymaniu lub zbudowaniu sprzedaży. Zastanów się, jak możesz to zrobić zdalnie.

W przypadku, kiedy masz już zespół, chodzi o to, żeby komunikację i pracę nad zleceniami przenieść do świata online, przynajmniej na podstawowym poziomie. Wdróż zespół w 2-3 programy, których będziecie używać. Rozdziel zadania, ustalcie główne zasady pracy i zapewnienia bezpieczeństwa danym. Upewnij się, że każdy ma odpowiedni sprzęt do pracy i zacznijcie działać.

Trochę inaczej wygląda sytuacja, kiedy dopiero startujesz ze swoją firmą i nie masz jeszcze zespołu. Może się okazać, że najlepszym rozwiązaniem dla Ciebie będzie zaczynanie w pojedynkę. Nie zawsze jednak się da pracować samemu. W takim wypadku poszukaj osoby lub osób, z którymi będziesz mógł zacząć sprzedawać i podobnie jak wyżej ustal zasady i wybierz 2-3 narzędzia.

Sprzedawaj i pracuj nad drugim krokiem.

Krok 2. Stwórz procesy

Planowanie, jak zorganizować pracę zdalną i procesy

Zanim zabierzesz się za tworzenie procesów, przemyśl sobie dokładnie główne obszary działania swojej firmy. To bardzo ułatwi Ci pracę nad procesami. Teraz opiszę Ci to, na co szczególnie warto zwrócić uwagę.

Kultura organizacji

Ważne, żebyś dobrze zrozumiał czym jest kultura organizacyjna. Edgar Schein, amerykański psycholog społeczny, określa ją jako:

"wzorzec podstawowych założeń, wymyślony, odkryty lub rozwinięty przez grupę (…), który okazał się wystarczająco wartościowy i który powinni sobie przyswoić nowi członkowie jako właściwy sposób postrzegania, myślenia i odczuwania”

Jak widzisz to nie te piękne slogany i hasła, które umieszczasz na swoich bilbordach, a przynajmniej nie tylko one. To osobowość Twojej firmy, jej klimat. Przypomina trochę górę lodową. Na samej górze są konkretne zachowania, np. to, jak się komunikujecie w zespole, jak wygląda proces podejmowania decyzji, współpraca etc. Pod spodem natomiast jest cała baza, czyli struktura organizacji, zasady, poglądy, cele i wartości firmy.

Nie jesteś w stanie stworzyć kultury swojej organizacji w pełni w pojedynkę. Za to możesz, a nawet musisz nad nią czuwać i nadawać jej odpowiedni kierunek. Prawda jest taka, że nawet jeśli totalnie zignorujesz ten temat, kultura i tak powstanie. Problem w tym, że wtedy nie będziesz miał nad nią kontroli. Chaos w najlepszym wypadku Ci nie pomoże, a prawdopodobnie i zaszkodzi.

"Mój szef furiat, nie słucha żadnych argumentów."

"Najłatwiej dowiedzieć się o tym, co się dzieje w firmie na kawie z Bożenką z PR-u."

"Już zaczyna boleć mnie brzuch na samą myśl o spotkaniu z Project Managerem. Znowu dowiem się tylko o tym, co mi nie wyszło w tym tygodniu."

Znasz to? Wszystkie te przykłady mają jedną wspólną cechę - to przejawy kultury organizacyjnej, która nie sprzyja współpracy i efektywności zespołu. Zaangażuj się w świadome budowanie spójnej kultury, która pomaga w realizacji celów biznesowych. Dobieraj ludzi do zespołu i twórz procesy, rytuały. Tak zbudujesz ramę, która pozwala odpowiednio kierunkować kulturę organizacyjną. Jeśli procesy będą ją wspierać, a osoby będziesz dobierał m.in. pod względem dopasowania do wartości i sposobu pracy firmy, to będziesz na dobrej drodze do wysokiej kultury organizacyjnej.

Tworząc kulturę pracujesz na nawykach swoich i zespołu. Stwórzcie jasne zasady pracy zdalnej - daj się wypowiedzieć zespołowi w tej kwestii. Świeć przykładem dobrych praktyk. Kultura organizacyjna to nie tyko kwestie formalne, ale też to, co się dzieje "od kuchni". Budujecie ją przez z pozoru drobne rzeczy, jak na przykład słownictwo, żarty, memy, kontakt w pracy i po pracy (np. na spotkaniach online, wyjazdach integracyjnych).

Tworząc nowe rozwiązania trzeba mieć na uwadze, czy dana kultura jest w stanie je przyjąć. Są kultury bardziej i mniej otwarte na nowości, pomysły, kreatywność. Nie ma też idealnego rozwiązania dla każdego biznesu. Są takie firmy, gdzie sztywniejsza, hierarchiczna struktura świetnie się sprawdza i takie, gdzie bardziej efektywna jest praca projektowa.

Zakres obowiązków

Są rzeczy, które chcesz i musisz robić sam jako właściciel. Nie ma opcji, żeby ktokolwiek inny mógł to za Ciebie załatwiać. Zastanów się, ile czasu będą Ci zajmowały te działania i podziel się trochę swoją decyzyjnością z innymi.

Jeśli prowadzisz mały biznes, to do pewnego momentu jesteś w stanie decydować absolutnie o wszystkim, łącznie z rodzajem fontu na ulotce. Jednak przyjdzie taki moment, jeśli firma się rozwinie, że nie będziesz w stanie sam wszystkiego przypilnować.

Przemyśl, które decyzje może podejmować ktoś inny z Twojego zespołu i w jakim stopniu. Dobrze przemyśl też kwestię tego, kogo w firmie chciałbyś mieć na wyłączność, a kto bez problemu może w dużym stopniu angażować się też w pracę dla innej marki. Nie zachęcam Cię do tego, żeby zabraniać ludziom pracy w innych miejscach, ale dobrze, żeby mieć świadomość, ile uwagi pracownika dzielisz z innymi firmami.

Zarządzanie projektami

Niestety dobre narzędzie nie wystarczy, żeby sprawnie rozdzielać zadania. Precyzyjna komunikacja jest kluczem do sukcesu. Zazwyczaj jesteśmy przyzwyczajeni do bezpośrednich rozmów na żywo, więc musimy wykształcić w sobie nawyk precyzyjnej komunikacji online.

Jak masz do wyboru opisać zadanie mniej lub bardziej szczegółowo - wybieraj tę drugą opcję. Unikniesz sporej ilości niepotrzebnych błędów i niedomówień. Praca pójdzie szybciej.

Mówiłem już o tym, że pracownicy muszą widzieć cel swojej pracy, znać misję i wartości firmy. Z drugiej strony nie ma co ich zasypywać masą zbędnych informacji. Ja w zarządzaniu zadaniami korzystam z narzędzia Notion. Każdy ma w nim dostęp do tylu informacji, ile jest mu potrzebne do wykonywania swojej pracy. Podłączam konkretne zadania pod większe projekty i konkretnych klientów. W razie potrzeby każda osoba może szybko i łatwo sprawdzić cały kontekst swojego zadania. Nie zajmuję jednak uwagi zespołu rzeczami, które są mu niepotrzebne.

Stawiam mocno w swoim biznesie na współpracę zespołu, bo to właśnie pomaga mi realizować moje cele biznesowe. W związku z tym umożliwiam pracownikom delegowanie zadań do siebie wzajemnie. Daję im decyzyjność, jakiej potrzebują do tego, żeby być samodzielni w swojej pracy.

Formalna komunikacja

Precyzja, precyzja i jeszcze raz precyzja. Precyzyjna komunikacja to jeden z najważniejszych nawyków, jakie trzeba wykształcić w zdalnym zespole. Zwracaj uwagę na sposób formułowania zadań, proś o informację zwrotną, czy wszystko jest jasne. Uczulaj swoich pracowników na tą kwestię. Pracujcie nad tym wspólnie. Możesz poruszać ten temat na spotkaniach online organizowanych z pracownikami. Swoim zaangażowaniem dasz im dobry przykład. Pilnuj tego szczególnie na początku, zanim jeszcze "wejdzie Wam to w krew".

Podziel komunikację na zewnętrzną i wewnętrzną. Zewnętrza dotyczy kontaktu z klientami, natomiast wewnętrzna - zespołu. Nie mieszaj tych kanałów. E-mail i Messanger są dobre do kontaktu ze światem zewnętrznym. Do bieżącej komunikacji w zespole sprawdza się Slack, a w Notion omówicie kwestie dotyczące konkretnych części danego projektu.

Zgrany zespół

Zgrany zespół warto mieć. Niezależnie czy pracujesz w biurze czy zdalnie. Różnica tkwi w sposobie budowania go na odległość. Określenie sposobów na tworzenie zgranego zespołu i przeciwdziałanie osamotnieniu w pracy to Twoje zadanie. Trochę Ci je ułatwię podrzucając różne możliwości.

Cały sekret tkwi w tym, żeby dać ludziom jakiś zamiennik pogaduszek przy kawie w biurze i wesprzeć ich w jednoczeniu się.

Pogaduszki przy kawie

Możesz po prostu wziąć kawę i porozmawiać ze swoim zespołem online. Buduj rytuały regularnych spotkań członków zespołu na komunikatorach wideo. Ważne żeby się widzieć i w pełni doświadczać kontaktu ze sobą, obserwować też komunikację niewerbalną - łatwiej w ten sposób budować relacje. Omawiajcie na takich spotkaniach nie tylko sprawy formalne, ale też poznawajcie siebie jako ludzi, pytajcie o samopoczucie, nastrój. Nie zapominaj też o wyjazdach i spotkaniach integracyjnych organizowanych w realu.

Jedność

Słuchałem kiedyś Wojciecha Herra, który opowiadał o wspólnym celu jednoczącym. Właśnie takie cele pomogą Ci zjednoczyć pracowników. Chodzi o to, żeby rozdzielając zadania konkretnym podzespołom brać pod uwagę każdego ich członka. Wspólnie mają wykonać jakieś zadanie, ale każdy ma zrobić przynajmniej określoną jego część. Dzięki temu zamiast rywalizacji i wyścigu szczurów przełączasz ludzi na tryb współdziałania, pomagania sobie wzajemnie, bo tylko razem są w stanie zakończyć dane zadanie. Jedna wybitna osoba nie może tu przyćmić innych. Może za to innym pomóc i ich czegoś przy tym nauczyć. Przemyśl, które zadania mógłbyś w ten sposób sformułować.

Naprawdę nie trzeba wymyślać tu niewiadomo jakich sztuczek, wystarczy traktować pracowników jak dorosłych ludzi i umożliwić im granie do jednej bramki. Stwórz miejsce, gdzie pracownicy mogą się wzajemnie pochwalić, podziękować, dzielić wiedzą.

Przeczytaj też Potrzeby pracownika - Piramida Potrzeb Zespołu Zdalnego

Czas pracy

Elastyczny czas pracy to jedna z największych zalet pracy zdalnej. Jeśli możesz ją zapewnić - zrób to. Są jednak sytuacje, kiedy pełna swoboda w tym zakresie jest niemożliwa. Stanowiska niektórych osób wymagają pracy w określonych godzinach.

Z doświadczenia wiem, że wygodnie jest chociaż przez kilka godzin mieć dostęp do wszystkich z zespołu. Spokojnie można coś ustalić, podsumować, zebrać wszystkich na wirtualnym spotkaniu.

Kolejna sprawa - długość dnia pracy. Ja rozliczam z efektów pracy, a nie liczby godzin. Mam wiedzę z branży, w której działam i orientuję się mniej więcej ile czasu potrzeba na wykonanie konkretnych zadań. Dlatego rozdzielam je tak, żeby plan został zrealizowany. Jeśli ktoś jest sprytny i zrobi to szybciej - brawa dla niego!

Jeśli nie bardzo wiesz, ile czasu potrzeba na konkretne zadania, sprawdź to. Przydzielaj je i pytaj pracowników, czy się wyrabiają, czy mają jeszcze czas na dodatkowe rzeczy. Doceniaj, kiedy widzisz, że dużo robią, rozwijają się, są coraz bardziej efektywni. Możesz też zaproponować im eksperyment z narzędziem Clockify, które mierzy czas przeznaczony na różne projekty. Raz na jakiś czas wykorzystujcie Clockify i sprawdzajcie, czy coś się zmienia, czy nowe procesy działają dobrze jeśli w międzyczasie je wprowadziliście. Od razu mówię, że nie chodzi tu o sprawdzanie, czy pracownicy się obijają, tylko odpowiednie planowanie zadań. Jeśli dobrze dobrałeś ludzi do zespołu i zbudowałeś dobrą kulturę, nie masz się czego bać.

Bezpieczeństwo danych

Kobieta loguje się do swojego laptopa przy kawie w kawiarni

Często słyszę, że przedsiębiorcy boją się pracy zdalnej właśnie dlatego, że nie mają pełnej kontroli nad bezpieczeństwem danych. Skąd masz wiedzieć, że do dokumentów i projektów nie będzie miał dostępu nikt oprócz pracownika, skoro go nie widzisz?

Ano nie masz takiej pewności. Za to możesz zrobić wiele, żeby zwiększyć bezpieczeństwo swoich danych.

Po pierwsze dobrze sformułuj umowę z pracownikami. Opracuj politykę bezpieczeństwa, której ma się trzymać pracownik i konsekwencje, jakie mu grożą za niedopilnowanie tego. Najlepiej skonsultuj umowę z prawnikiem.

Zadbaj o to, żeby każdy w zespole miał dostęp tylko do tych danych, których potrzebuje, żeby dobrze wykonywać swoją pracę i mieć świadomość jej szerszego kontekstu. Oprócz tego zadbaj o dobre ubezpieczenie, tak na wszelki wypadek.

Tworzenie procesów biznesowych

Proces to nic innego jak powtarzalny zbiór czynności, które wykonane w danej kolejności prowadzą do określonego celu. Można go porównać do mapy, która pokazuje co trzeba zrobić, żeby dostać się z punktu A do punktu B.

Pamiętaj, że procesy mają wspierać efektywność pracy. Inaczej są Ci tak samo potrzebne, jak motyka w zimie. Bądź otwarty na informację zwrotną od pracowników i klientów. Orientuj się, czy procesy faktycznie pomagają, czy może warto coś w nich zmienić. Nie przejmuj się, jeśli nie będą od razu idealne. Prawda jest taka, że czasem wydaje się, że pewne rozwiązania są dla firmy idealne, a w praniu okazuje się, że albo trzeba je trochę zmienić, albo w ogóle z nich zrezygnować. To jest ok. Nie ma rozwiązań idealnych dla każdego biznesu i wszystkich zespołów.

Żeby prawidłowo opisać proces, musisz znać odpowiedzi na następujące pytania:

  1. Jaki ma być efekt końcowy procesu? Czemu ma służyć?
  2. Gdzie dokładnie jest jego początek i koniec?
  3. Jakie działania po kolei trzeba wykonać, żeby zrealizować proces?
  4. Które z działań są alternatywne względem siebie? Przykładowo po oddaniu do akceptacji wstępnego projektu może on zostać przekazany do następnego etapu prac lub trzeba go będzie jeszcze przedtem poprawić i uzyskać akceptację.
  5. Jakie działania można realizować w tym samym czasie, a które trzeba wykonywać po kolei?
  6. Kto realizuje poszczególne działania?
  7. Jakie są efekty każdego działania (dokumenty, materiały, informacje etc.)?
  8. Jakich narzędzi potrzebujesz do wykonania poszczególnych etapów procesu?
  9. Jakie warunki muszę być spełnione, aby uznać proces za zakończony?
  10. Kto zarządza procesem - do kogo można zwracać się w razie pytań i wątpliwości?

Więcej na ten temat piszę w ebooku, który możesz pobrać na górze.

Krok 3. Dobierz narzędzia

Jesteś już w połowie drogi. Masz procesy - gratuluję! Czas na narzędzia. Pamiętaj, że mają wspierać procesy, które opracowałeś w poprzednim etapie. Uwaga, jeśli przebrnęła Ci właśnie przez głowę myśl: ”Im więcej programów, tym lepiej” od razu się z nią pożegnaj. Jest dokładnie odwrotnie. Wybierz tylko tyle narzędzi, ile Twój zespół potrzebuje, żeby pracować najefektywniej. Niepotrzebne narzędzia wprowadzają chaos, a chaos obniża efektywność. Tego
na pewno nie chcesz.

Więcej o przydatnych narzędziach razem z przykładami przeczytasz z ebooka, który udostępniam Ci na poczatku tego artykułu.

Krok 4. Wdrażaj i udoskonalaj procesy

Masz już wszystkie kluczowe kwestie pracy zdalnej opracowane. Czas, żeby je wprowadzić w życie. Daj sobie i pracownikom czas na sprawdzenie, które działają, a co warto udoskonalić. Działaj i sprawdzaj.

Wszystko działa? Gratuluję! Coś trzeba zmienić? Cofnij się do kroku drugiego i udoskonalaj dany obszar pracy. Powodzenia!

Podsumowanie

Wiesz już więcej na temat tego, jak zorganizować pracę zdalną w firmie. Zaplanuj organizację pracy zdalnej we własnym biznesie i działaj. Powodzenia!

PS. Gdybyś potrzebował pomocy przy przenoszeniu firmy do przestrzeni online, możesz na nas liczyć.

Sprawdź ofertę na e-biznes

Przeniesiemy Twoją firmę do Internetu w ciągu 9 dni!

Zobacz ofertę
Oferta na przeniesienie biznesu do internetu
Nie przegap nowości

Zapisz się na newsletter

Raz w miesiącu otrzymasz zestawienie nowych artykułów oraz darmowych materiałów o biznesie, marketingu i sprzedaży.
O blogu Biznesowym Wzoru
Nareszcie jesteś na naszym Blogu Biznesowym Wzoru. Ten Blog jest o marketingu, sprzedaży i biznesie. Powstał z myślą o przedsiębiorcach, specjalistach w dziedzinie marketingu i sprzedaży oraz wszystkich miłośnikach biznesu. Jeśli jesteś którąś z tych osób, to na pewno znajdziesz tu coś dla siebie. Wiemy jak ważne są praktyczne wskazówki
Popularne artykuły

Sprawdź nasze studio graficzne Wzór

Pokaż

Gotów na maksymalne wykorzystanie potencjału swojej marki?

Studio Graficzne Wzór to zdalny zespół świadczący usługi graficzne dla firm z całej Polski. Jesteśmy specjalistami w projektowaniu graficznym ukierunkowanym na zysk naszych klientów. Zapraszamy do kontaktu i omówienia szczegółów Twojego zlecenia.

Copyright © 2020 - Wzór Studio Graficzne

crossarrow-uparrow-left linkedin facebook pinterest youtube rss twitter instagram facebook-blank rss-blank linkedin-blank pinterest youtube twitter instagram